Déclaration de confidentialité externe

Introduction

La présente déclaration de confidentialité s'applique aux activités de traitement d'Road B.V., une société privée à responsabilité limitée organisée et constituée conformément à la législation des Pays-Bas, ayant son siège à l'adresse suivante : Joan Muyskenweg 37 (1114 AN Amsterdam), et enregistrée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise sous le numéro d'enregistrement 70011346. Road et E-Flux by Road sont des sous-marques de Road B.V., cet avis de confidentialité s'applique à toutes les activités de traitement par Road B.V.

Road B.V. (ci-après: « nous », « nos » ou « notre ») comprend que votre vie privée est importante et que vous vous préoccupez de la manière dont vos données personnelles sont utilisées. Nous respectons votre vie privée et nous ne collecterons et utiliserons des données personnelles que de la manière et pour les buts décrits dans le présent document et cohérente avec nos obligations et vos droits conformément à la législation et à la réglementation applicables.

Dans la cadre de nos activités et services de:

• fourniture de cartes de chargement et de services associés directement auprès de vous ainsi que de
• fourniture d'une plate-forme aux entreprises pour gérer des stations de chargement électronique et des cartes de chargement,

nous collectons, détenons, utilisons et/ou traitons autrement des données personnelles vous concernant. Sur la base des lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité (telles que les lois et réglementations exposées dans le paragraphe 3 ci-dessous), nous sommes le «responsable du traitement» des données personnelles que nous traitons dans ce contexte. Cette déclaration de confidentialité ne couvre pas nos activités en ce qui concerne nos employés.

Attention: En utilisant nos services et/ou notre site Web et en partageant vos données personnelles avec nous, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées de la manière décrite dans la présente déclaration de confidentialité.

Remarque: Cela ne constitue pas votre « consentement » au traitement de vos données personnelles. Nous ne traitons pas vos données personnelles sur la base de votre consentement, à moins qu'il n'en soit indiqué autrement.

1. Que couvre la présente déclaration de confidentialité et quelles données personnelles traitons-nous ?

Cette déclaration de confidentialité est destinée à assurer la conformité avec la législation et la réglementation européenne et néerlandaise en matière de vie privée, y compris, mais de manière non limitative, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), et les lois de transposition nationales relatives au RGPD, telles que le Règlement d'application néerlandais (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, UAVG).

Cette déclaration de confidentialité externe est pertinente pour toute personne dont nous pouvons traiter les données personnelles dans le cadre de nos activités (commerciales), y compris, mais sans s'y limiter, les utilisateurs (directs) des stations de chargement gérées par nos services logiciels et/ou de nos cartes de chargement, les employés ou représentants de nos (éventuels) partenaires commerciaux (par ex. clients de nos services logiciels), les visiteurs de notre site Web, les candidats à un poste (voir paragraphe 9 pour de plus amples informations), les employés ou représentants de nos conseillers, consultants et prestataires de services professionnels actuels ou futurs.

La présente déclaration de confidentialité explique sur quelle base légale nous pouvons traiter vos données personnelles et :

• quelles sont les données personnelles que nous collectons;
• à quelles fins et de quelle manière nous pouvons utiliser/traiter de telles données personnelles;
• de quelle manière nous collectons les données personnelles;
• de quelle manière nous stockons les données personnelles;
• la période pendant laquelle nous stockons les données personnelles; et
• quels sont vos droits en vertu de la législation applicable en matière de protection des données et de la vie privée.

Nous vous encourageons dès lors à lire attentivement la présente déclaration de confidentialité. Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre. Cela peut par exemple être nécessaire si la législation change ou si nous changeons notre activité d'une manière affectant la façon dont nous traitons les données personnelles. La version la plus récente de la présente déclaration de confidentialité sera toujours disponible sur notre site Web https://www.e-flux.io/pdf/E-Flux-by-Road_Privacy-Policy_FR.pdf. Vous pouvez également nous demander de vous envoyer un exemplaire de la version la plus récente de la présente déclaration de confidentialité.

Dans le cas où la présente déclaration de confidentialité viendrait à changer matériellement et/ou de manière substantielle, nous vous informerons activement de ce changement et nous vous fournirons la nouvelle version de la présente déclaration de confidentialité.

Remarque: Lorsque vous nous fournissez des données personnelles, et que ces données sont relatives à un autre individu que vous (par exemple du représentant légal d'une entreprise que vous représentez), veuillez fournir à l'individu concerné (une copie) de la présente déclaration de confidentialité avant de nous fournir ses données personnelles.

2. Quelles sont les données personnelles que nous collectons et comment est-ce que nous collectons ces données personnelles ?

Si nous collectons vos données personnelles, nous pouvons collecter des informations à propos de vous de différentes manières :

• Directement auprès de vous, par exemple lorsque vous vous entrez en affaires avec nous et que vous nous fournissez vos informations personnelles en nous contactons ou lorsqu'un interlocuteur fournit ses données personnelles par e-mail, par le biais de nos réseaux sociaux, par le biais de notre chatbot sur le site Web, par téléphone, par le biais d'un service de messagerie tel que WhatsApp, sur papier ou par le biais d'une carte de crédit ;
• Directement auprès de vous lorsque vous utilisez des stations de chargement gérées par nos solutions logicielles et/ou lorsque vous utilisez le service de cartes de chargement directement auprès de nous (et pas, par exemple, par le biais de votre employeur ou d'une autre partie) ;
• Directement auprès de vous lorsque vous visitez notre site Web https://www.e-flux.io, qui peut inclure des informations que vous nous fournissez lorsque vous créez un compte chez nous ou au moyen des formulaires de contact de ce site Web ;
• Directement auprès de vous, par exemple lorsque vous candidatez à un poste chez nous (veuillez consulter le paragraphe 9 pour de plus amples informations) ;
• De la part de tiers, par exemple lorsque nous obtenons vos coordonnées auprès d'entreprises avec lesquelles nous travaillons (au cours de nos activités commerciales), de conseillers externes, de chasseurs de têtes, d'agences de recrutement, par le biais de collaborateurs, par le biais de notre réseau partenaire comme chez des installateurs, des spécialistes en véhicules électriques, grossistes, fabricants ou par le biais de nos clients utilisant notre solution basée sur API ou notre solution sous marque blanche ; et
• Autrement, par exemple en consultant des sources publiques/des dossiers publics (par ex. votre site Web, des associations professionnelles ou des médias), par nos propres recherches et en contactant des entreprises. ## 3. Bases légales

Les bases légales utilisées pour nos activités de traitement sont les suivantes :

1. Le traitement est nécessaire pour l’exécution d'un contrat conclu avec vous ;
2. Le traitement est nécessaire pour se conformer à des obligations légales (incluant nos obligations en vertu des lois fiscales applicables, nos obligations administratives légales, pour coopérer avec les autorités de surveillance) ;
3. Le traitement est nécessaire pour nos intérêts (commerciaux) légitimes.

Si la législation applicable l'exige, nous traiterons vos données personnelles avec votre consentement (explicite). Si tout traitement est basé sur votre consentement, nous vous informons par la présente que vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la légalité du traitement basé sur votre consentement avant sa rétractation.

4. Quelles sont les données personnelles que nous collectons et à quelles fins utilisons-nous vos données personnelles?

• Données personnelles: prénom et nom, date de naissance, sexe.
• Coordonnées: adresse, adresses e-mail, numéro de téléphone.
• Détails sur l'entreprise: informations sur l'entreprise (y compris les coordonnées du représentant par exemple), fonction/intitulé du poste, extraits des registres (publics ou pas, par ex. de la Chambre de commerce).
• Informations sur le compte: identifiant et mot de passe
• Informations financières: informations de paiement et informations relatives au compte en banque.
• Informations relatives au service: marque de véhicule électrique, station de chargement ou données de la carte de chargement. Le numéro de plaque d'immatriculation peut également être stocké par notre client dans son compte.
• Données techniques: IAdresse IP, type et version de navigateur, réglages de fuseau horaire et emplacement, et autre technologie sur les appareils que vous utilisez pour accéder au site Web.
• Données d'usage: données sur l'activité sur notre site Web, données sur l'activité sur un site Web autre que le nôtre (dans le cas où nous faisons partie d'un réseau publicitaire).

Voici la liste complète des données personnelles que nous collectons ici.

Remarque: Pour le traitement de données personnelles de candidats à des postes, veuillez-vous référer au paragraphe 9.

Nous utilisons également vos données pour des enquêtes relatives au marché et à la satisfaction du client. Nous utilisons bien entendu ces informations de manière anonyme à des fins statistiques et uniquement pour nous. Les réponses aux enquêtes ne seront pas partagées avec des tiers ni autrement publiées.

En outre, nous envoyons uniquement des messages (par ex. listes de diffusion, newsletters) aux clients qui ont indiqué qu'ils souhaitaient recevoir de tels messages. Nous vous faisons remarquer qu'il est toujours possible de se désabonner de la réception de tels messages.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne stockerons ni ne conserverons vos données personnelles plus longtemps que nécessaire compte tenu des buts pour lesquels nous les traitons (nous vous référons aux buts listés ci-dessus au paragraphe 5). Ce n'est que si nous y sommes légalement tenus ou lorsque c'est nécessaire pour défendre nos intérêts dans le cadre de poursuites juridiques que nous stockerons les données personnelles plus longtemps.

Les périodes de stockage suivantes s'appliquent :

6. Comment est-ce que nous protégeons vos données personnelles?

Nous mettrons en place les mesures administratives, techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques spécifiques que nous avons identifiés. Nous protégeons vos données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de ou l'accès à vos données personnelles transmises, stockées ou autrement traitées.

Nous cherchons en outre à nous assurer de garder vos données personnelles exactes et à jour. Vous êtes toutefois responsable de cela et nous vous demandons de bien vouloir nous informer de tout changement de vos données personnelles (tel qu'un changement de vos coordonnées).

7. Est-ce que nous transférons et/ou partageons vos données personnelles?

Dans le cadre des buts listés ci-dessus, nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers dans les situations suivantes :

• Dans certaines circonstances limitées, nous pouvons être légalement tenus de partager certaines données personnelles incluant les vôtres, si nous sommes impliqués dans des poursuites judiciaires ou pour nous conformer à nos obligations légales, à une décision de justice, ou aux instructions d'assureurs ou d'une autorité gouvernementale telle que des autorités de protection des données.
• Nous pouvons engager des tiers pour traiter les données personnelles pour notre compte (par exemple des fournisseurs de certaines applications informatiques, des développeurs de logiciels, des fournisseurs de Cloud, des courtiers en données, des professionnels du marketing direct, des prestataires de RH et/ou de paie que nous utilisons dans le cadre de nos activités). Nous conclurons des engagements contractuels avec ces parties afin de garantir le traitement légal et loyal de vos données personnelles pour notre compte.
• Nous pouvons partager certaines données personnelles avec votre employeur ou vos contacts commerciaux, avec des individus ou des organisations ayant une relation (contractuelle) directe avec nous, d'autres organisations privées pertinentes (telles que des agences de recrutement et d'évaluation et des chasseurs de têtes).
• Nous pouvons également transférer des données personnelles en cas de vente ou de transfert de tout ou partie de nos activités avec des conseillers externes, des auditeurs (acheteurs potentiels), des autorités gouvernementales, si cela est requis dans le cadre de cette transaction.

Lorsque c'est pertinent, nous pouvons mettre en place des mesures de protection pour garantir la protection de vos données personnelles lors de la divulgation de vos données personnelles à une tierce partie. Nous conclurons par exemple des accords de traitement des données avec les parties appropriées (prévoyant des restrictions relatives à l'utilisation de vos données personnelles et aux obligations concernant la protection et la sécurité de vos données personnelles).

Certaines des parties avec lesquelles nous pouvons partager vos données personnelles peuvent être situées dans des pays extérieurs à l'Union européenne, pays proposant un niveau de protection des données inférieur à celui de l'Union européenne. C'est par exemple le cas dans la situation suivante : nous utilisons des services de Cloud qui se situent aux États-Unis. Dans un tel cas, nous devons nous assurer que le transfert international de vos données personnelles est conforme aux lois applicables en matière de protection des données. Nous avons pris les mesures suivantes pour les transferts susmentionnés :

• États-Unis: Nous utilisons pour les transferts les clauses contractuelles types de l'UE, accompagnées d'une analyse du niveau de protection du pays de destination (du fait de la décision « Schrems II » de la Cour de justice de l'Union européenne du 16 juillet 2020.

Vous pouvez toujours demander un exemplaire des mesures de protection qui s'appliquent aux transferts de vos données personnelles en utilisant nos coordonnées ci-dessous.

8. Road en tant que sous-traitant

En ce qui concerne certaines activités de traitement, nous agissons en tant que sous-traitant (c.-à-d. lorsqu'elle fournit des services logiciels à des tiers). Dans certains cas, notre client est le responsable du traitement et nous traitons les données personnelles pour son compte. Dans ce contexte, nous nous assurons toujours que les mesures nécessaires soient prises en ce qui concerne la protection des données personnelles que nous traitons pour nos clients dans le cadre de nos services, par exemple en concluant des accords de traitement de données avec des fournisseurs d'applications informatiques, des développeurs de logiciels et des services de Cloud que nous utilisons..

9. Candidats à des postes

Dans le cadre de votre processus de candidature à un poste chez nous, nous collectons et traitons certaines données personnelles vous concernant. Ce paragraphe explique la manière dont nous traitons et utilisons vos données personnelles dans le cadre de notre processus de candidature et à quelles fins nous traitons vos données personnelles. Veuillez noter que ces informations sont seulement liées à votre processus de candidature. Une fois que nous aurons accepté votre candidature, vous recevrez notre déclaration de confidentialité relative aux employés en interne.

Nous pouvons collecter et traiter les informations personnelles vous concernant dans le cadre du processus de candidature :

• Identification et coordonnées (par ex. nom, date de naissance, sexe, lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail) ;
• CV et éducation et/ou antécédents professionnels (supplémentaires) ;
• Certificats professionnels ;
• Évaluations ;
• Références ;
• Informations sur vos antécédents légaux et disciplinaires ;
• Copie de votre pièce d'identité (incluant un permis, si et dans la mesure où c'est pertinent pour le poste) ;
• Numéro de sécurité sociale (Burgerservicenummer) ;
• Toutes les autres données relatives à votre expérience professionnelle (si et dans la mesure où c'est pertinent pour l'exécution du travail) ;
• Toutes les autres données que vous incluez dans votre lettre de motivation et/ou CV ;
• Informations délivrées par le gouvernement, comme une copie du permis de séjour ou du permis de travail (le cas échéant) ;
• Résultats des évaluations ; vInformations sur votre (vos) compte(s) de réseaux sociaux professionnels ;
• Vos réponses aux questions à l'entretien ; et
• Si nous décidons de vous proposer un poste, nous pouvons demander un certificat de bonne conduite pour garantir l'adaptation, l'intégration et la fiabilité au/pour le poste).

Nous utiliserons uniquement vos données personnelles comme décrit ci-dessus pour les buts suivants :

• Pour déterminer si vous convenez et répondez aux exigences appropriées du poste auquel vous candidatez;
• Pour nos dossiers ;
• Pour vous contacter / pour communiquer avec vous ;
• Pour entrer en contact avec vous ; et
• Pour prévenir la réévaluation des candidats.

Nous collectons, traitons et divulguerons vos données personnelles lorsque nous considérons que c'est nécessaire pour exécuter les étapes précontractuelles relatives à votre candidature au poste ou afin de poursuivre notre intérêt légitime. Nous pouvons parfois vous demander votre consentement explicite pour une certaine activité de traitement. Si nous traitons vos données sur la base de votre consentement, veuillez noter que vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en nous contactant par le biais des coordonnées du paragraphe 14.

Nous pouvons obtenir vos données personnelles auprès de vous, à partir de sources publiquement disponibles ou, le cas échéant avec votre consentement auprès de tiers :

• Agences de recrutement ou chasseurs de têtes ;
• Vos références et/ou (autres) précédents employeurs ;
• Enseignants/prestataires de votre éducation et/ou formation à propos de votre programme éducatif et de son accomplissement ;
• Agences d'évaluation ;

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers, tels que des prestataires de service avec lesquels nous nous lions par contrat et nos conseillers professionnels pour rédiger votre contrat de travail, mais uniquement pour les buts exposés ci-dessus. Nous nous assurons que des mesures appropriées soient prises, le cas échéant, lorsque nous divulguons vos données personnelles à des tiers. Veuillez-vous référer au paragraphe 8.

Si vous avez accepté un rôle au sein de notre organisation, nous intégrerons les données de votre candidature dans votre dossier d'employé et nous renverrons à cet égard à notre politique de confidentialité interne.

Si une offre pour un poste chez nous ne vous a pas été proposée ou si vous n'avez pas accepté de nous rejoindre, nous supprimerions vos informations personnelles aussi rapidement que raisonnablement possible après la conclusion du processus de candidature. Ce sera généralement dans une période de quatre (4) ans à compter de la date à laquelle le processus de candidature au poste se sera terminé.

Vos données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour défendre nos intérêts dans le cadre de poursuites judiciaires (par ex. en cas de litige) ou lorsque c'est nécessaire pour se conformer à nos obligations légales. Si vous voulez que nous stockions plus longtemps vos données personnelles afin que nous puissions vous contacter en cas d'autre offre d'emploi correspondant à votre profil, veuillez indiquer votre consentement à ce que nous conservions vos données personnelles pendant une durée de six (6) mois. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment après que nous avons supprimé vos données personnelles dès que raisonnablement possible.

Pour vos autres droits liés à vos données personnelles, veuillez-vous référer aux paragraphes 10 et 11.

10. Puis-je accéder à mes données personnelles ?

Si vous voulez connaître les informations personnelles dont nous disposons à propos de vous, vous pouvez nous demander des détails sur ces informations personnelles ainsi qu'une copie de celles-ci (lorsque de telles informations personnelles sont détenues). C'est connu sous le nom de « demande d'accès aux informations personnelles ».

De telles demandes doivent être faites par écrit et envoyées par e-mail ou aux adresses postales indiquées au paragraphe 12 ci-dessous. En principe, il n'y a pas de frais pour une demande d'accès de la personne concernée. Si votre demande est « manifestement infondée ou excessive » (par exemple si vous présentez des demandes répétitives inutiles), des frais peuvent être facturés pour couvrir nos frais administratifs pour vous répondre.

Nous répondrons à votre demande d'accès de personne concernée sous un mois à compter de la réception. Nous nous attachons habituellement à apporter une réponse complète, y compris une copie de vos données personnelles dans ce délai. Davantage de temps peut toutefois être nécessaire, jusqu'à trois mois à compter de la date à laquelle nous recevons votre requête dans certains cas, en particulier si votre requête est plus complexe. Vous serez dans ce cas tenu(e) pleinement informé(e) de notre progression dans ce cas.

11. Quels sont vos autres droits ?

Dans certaines circonstances vous avez le droit :

• De recevoir des informations additionnelles relatives au traitement de vos données personnelles ;
• De rectifier vos données personnelles ;
• A l'effacement de vos données personnelles ;
• D'objecter (en partie) au traitement de vos données personnelles ;
• A la restriction (d'une partie) du traitement de vos données personnelles ; et
• A la portabilité des données (recevoir vos données personnelles sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible en machine et de (faire) transmettre vos données personnelles à une autre organisation).

Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données. Pour la France, il s'agit de la CNIL, site internet : www.cnil.fr, adresse postale : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris CEDEX 07, France, n° de téléphone : +33 (0)1 53 73 22 22.

12. Prise de décision et profilage automatisés

Nous n'entreprenons aucune prise de décision ou profilage automatisé.

13. Cookies

Le site Web utilise des « cookies », qui sont des fichiers texte placés sur votre ordinateur afin d'aider le site Web à analyser la manière dont les utilisateurs utilisent le site Web. Nous utilisons ces informations pour suivre la manière dont vous utilisez le site Web, pour compiler des rapports sur l'activité du site Web et pour proposer d'autres services relatifs à l'activité du site Web et à l'utilisation d'Internet.

Il existe différents types de cookies. Par exemple :

Cookies nécessaires
Ce sont les cookies qui sont nécessaires pour que le site fonctionne rapidement et facilement pour un visiteur. Nous utilisons les cookies nécessaires pour être en mesure de vous proposer le site Web. Ces cookies ne collectent pas d'informations personnelles à propos de visiteurs individuels.

Cookies fonctionnels
Nous utilisons des cookies fonctionnels pour permettre le bon fonctionnement du site Web, pour vous permettre de visiter différentes pages et pour nous assurer que le site Web vous soit bien proposé. Ces cookies donnent également un aperçu de l'utilisation du site Web. Comme, par exemple, quelles sont les pages qui sont visitées ? Quand est-ce que les visiteurs visitent le site Web ? Ces cookies fournissent uniquement des informations générales et pas d'informations à propos de visiteurs individuels.

Cookies analytiques
Les cookies analytiques sont destinés à surveiller le comportement de navigation des visiteurs à un niveau individuel. Nous utilisons ces cookies à des fins de marketing.

Les cookies que nous utilisons:

Google Analytics
Le site Web utilise Google Analytics, un service d'analyse Web qui est fourni par Google Inc. Google Analytics utilise des «cookies » pour l'aider à analyser la manière dont les utilisateurs utilisent le site Web.

Les informations à propos de votre utilisation du site Web générées par le cookie (incluant votre adresse IP) seront transmises et stockées par Google sur des serveurs aux États-Unis. Google utilise cette information pour suivre la manière dont vous utilisez le site Web, pour établir des rapports à propos des activités du site Web pour les opérateurs du site Web et pour proposer des services liés à l'activité du site Web et à l'utilisation d'Internet. Google peut transférer ces informations à des tiers si c'est requis par la législation, ou lorsque des tiers traitent les informations pour le compte de Google. Google n'associera pas votre adresse IP à toute autre donnée détenue par Google. Pour de plus amples informations, veuillez lire la déclaration de confidentialité de Google ,ainsi que la déclaration de confidentialité spécifique de Google Analytics.

Si vous voulez empêcher que des cookies Google Analytics soient placés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site Web, vous pouvez télécharger et installer le module complémentaire du navigateur pour la désactivation de Google Analytics. Vous trouverez ici de plus amples informations à propos du refus et de la bonne manière d'installer le module complémentaire de navigateur

Sites Web de tiers
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Il est important de savoir que l'utilisation de cookies sur notre site Web est sûre. Les cookies n'engendrent pas des spams ni d'e-mails ou appels téléphoniques indésirables. Nos cookies sont destinés à créer un profil personnel.

14. Coordonnées

Pour nous contacter à propos de quoi que ce soit lié à vos données personnelles et/ou à la protection des données, y compris l'exercice de vos droits en tant que personne concernées tel que mentionné précédemment dans les paragraphes 9 et 10, en particulier votre droit de contester, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous:

À l’attention de: Privacy Officer
Adresse e-mail: legal@road.io
Numéro de téléphone: +31 (0)85 018 5243
Adresse postales: Joan Muyskenweg 37, 1114 AN, Amsterdam